La DPAE en EHPAD : le guide pratique

La DPAE, c'est quoi exactement ?

La déclaration préalable à l'embauche est la formalité qui annonce à l'URSSAF qu'un salarié va commencer à travailler chez vous. Une seule déclaration regroupe plusieurs obligations : l'immatriculation du salarié, son affiliation à l'assurance chômage, sa demande d'examen de prévention, l'inscription au registre du personnel. C'est le premier acte officiel de toute embauche, CDD d'un jour compris.

En EHPAD, où un remplacement peut se décider entre deux relèves, c'est la formalité la plus fréquente et la plus sensible : chaque remplaçant, chaque vacation en CDD, chaque renfort doit être déclaré avant de commencer.

Le délai : une fenêtre précise

• Au plus tôt : 8 jours avant la date d'embauche prévue.
• Au plus tard : immédiatement avant la prise de poste. Pas « dans la journée », pas « dans la semaine » : avant que le salarié commence.

Concrètement, pour le remplaçant trouvé à 6 h 30 qui prend son poste à 7 h : la DPAE peut partir à 6 h 55, elle est dans les règles. À 7 h 05, elle est en retard. C'est une question de minutes, et c'est exactement pour cela que la formalité doit être automatique, pas « à faire quand on aura le temps ».

Un dimanche, un férié, la nuit : oui

Le téléservice de l'URSSAF fonctionne en continu, week-ends et jours fériés compris. Un remplaçant embauché un dimanche matin se déclare un dimanche matin. Aucune tolérance particulière n'existe pour les embauches de week-end : la règle « avant la prise de poste » s'applique tous les jours de l'année, et le service en face est là pour la rendre possible.

Ce qu'il faut avoir sous la main

La déclaration est courte, mais elle exige des informations exactes :

• Côté établissement : SIRET, code APE, coordonnées.
• Côté salarié : nom de naissance, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale.
• Côté embauche : date et heure de prise de poste, nature du contrat (CDD ou CDI), durée de la période d'essai le cas échéant.

Le conseil qui évite 90 % des rejets : constituer la fiche du remplaçant une fois pour toutes, avant la première mission, avec l'état civil recopié d'une pièce d'identité (le nom de naissance, pas le nom d'usage) et le numéro de sécurité sociale vérifié. Ensuite, chaque nouvelle mission réutilise une fiche déjà propre.

Pas de numéro de sécurité sociale ? On déclare quand même

Un salarié jamais immatriculé en France (premier emploi, arrivée récente) n'a pas encore de numéro définitif. Cela n'empêche pas l'embauche : la déclaration part avec l'état civil complet, et le rattachement se fait ensuite. Deux réflexes :

• Soignez particulièrement la date et le lieu de naissance : c'est sur ces éléments que l'identification se fera.
• Régularisez vite dès que le numéro définitif est connu. La référence du secteur est de ne pas laisser traîner au-delà de trois mois : passé ce délai, les déclarations liées au salarié (paie, arrêts) se compliquent sérieusement.

Ce que coûte un oubli

L'absence de DPAE expose à une pénalité administrative de l'ordre d'un millier d'euros par salarié concerné. Mais le vrai risque est ailleurs : en cas de contrôle, un salarié en poste sans déclaration préalable oriente vers le travail dissimulé, avec des sanctions pénales et financières sans commune mesure, et des conséquences sur les agréments de l'établissement.

Le scénario typique en EHPAD n'est pas la fraude : c'est le remplaçant appelé en urgence un samedi, qui travaille, et dont la déclaration « suivra lundi ». Elle est en retard dès la première minute de sa vacation. C'est ce scénario-là qu'il faut rendre impossible.

Après l'envoi : l'accusé de réception

L'URSSAF renvoie un accusé de réception : conservez-le, c'est votre preuve. Si la déclaration revient avec une anomalie (état civil qui ne correspond pas, numéro erroné), corrigez et renvoyez sans attendre : tant que la déclaration n'est pas acceptée, le dossier du salarié n'est pas propre. Le salarié doit par ailleurs être informé de la déclaration qui le concerne : en pratique, une mention dans le contrat de travail se charge de cette information.

Questions fréquentes

Quand la DPAE doit-elle être transmise ?

Au plus tôt 8 jours avant l'embauche, au plus tard immédiatement avant la prise de poste. Après le début du travail, il est trop tard.

Peut-on transmettre une DPAE un dimanche ?

Oui, le téléservice fonctionne en continu, fériés compris. La règle est la même tous les jours : avant la prise de poste.

Faut-il une DPAE pour un CDD d'une seule journée ?

Oui. Chaque embauche se déclare, quelle que soit la durée du contrat. Un remplacement d'un jour = une DPAE.